Handy abschreiben: So wird das Smartphone steuerlich abgesetzt
Ein beruflich genutztes Handy ist steuerlich ein Arbeitsmittel bzw. Betriebsvermögen. Kostet es höchstens 800 Euro netto, darf der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung abgezogen werden. Teurere Geräte werden laut amtlicher AfA-Tabelle über fünf Jahre abgeschrieben.
Entscheidend sind drei Fragen: Wie hoch ist der Nettopreis, wie groß ist der berufliche Anteil, und wer nutzt das Gerät – Selbstständige, Angestellte oder ein Arbeitgeber, der ein Diensthandy überlässt. Die folgenden Abschnitte beantworten diese Fragen mit Rechenwegen und verweisen auf die jeweilige Vorschrift.
KI-generiertes BildWie lange wird ein Handy steuerlich abgeschrieben?
Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter führt unter Nr. 6.13.2.2 „Mobilfunkendgeräte“ mit einer Nutzungsdauer von fünf Jahren. Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten gleichmäßig auf diesen Zeitraum, also 20 Prozent pro Jahr.
Die AfA-Tabellen sind keine Rechtsnorm, sondern Erfahrungswerte der Betriebsprüfung. Eine kürzere Nutzungsdauer ist möglich, muss aber im Einzelfall nachvollziehbar begründet werden, etwa durch besonders starken Verschleiß.
Gilt die Ein-Jahres-Regel für Computer auch für Smartphones?
Seit 2021 erlaubt das BMF für „Computerhardware“ eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Das Schreiben vom 22.02.2022 zählt die erfassten Geräte abschließend auf: Desktop-Computer, Notebooks, Workstations, Dockingstations, Peripheriegeräte und weitere. Smartphones werden dort nicht genannt. Notebook-Computer – dazu zählen auch Tablets – müssen laut Definition ein Display von mindestens 22,86 cm (9 Zoll) haben.
Für ein Smartphone ist die Ein-Jahres-Regel damit nicht abgesichert. Wer sie trotzdem anwenden möchte, sollte das vorher mit Steuerberatung oder Finanzamt klären. Ein Tablet mit mindestens 9 Zoll Bildschirmdiagonale fällt dagegen ausdrücklich unter die Regel.
Wann darf das Handy sofort voll abgesetzt werden?
Nach § 6 Abs. 2 EStG dürfen geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn die Anschaffungskosten 800 Euro netto nicht übersteigen. Das Gerät muss selbstständig nutzbar sein – das trifft auf ein Smartphone zu.
Maßgeblich ist der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, umgerechnet also bis 952 Euro brutto bei 19 Prozent. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer abziehen: Die Grenze wird netto geprüft, abgesetzt wird dann der tatsächlich gezahlte Bruttobetrag.
Beispiel: Gerät für 899 Euro brutto
- Nettopreis: 899 € ÷ 1,19 = 755,46 €
- Grenze von 800 € netto: nicht überschritten
- Ergebnis: 755,46 € sofort als Betriebsausgabe, 143,54 € als Vorsteuer (bei Vorsteuerabzug)
Der Sofortabzug ist ein Wahlrecht. Statt dessen kann auch über fünf Jahre abgeschrieben werden, was bei stark schwankenden Gewinnen sinnvoll sein kann. Wie der Nettobetrag aus einer Rechnung herausgerechnet wird, zeigt der Umsatzsteuer-Rechner.
Wie wird ein teures Smartphone über fünf Jahre abgeschrieben?
Liegen die Anschaffungskosten über 800 Euro netto, wird linear über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Im ersten Jahr zählt nach § 7 Abs. 1 EStG nur der Anteil ab dem Anschaffungsmonat (monatsgenaue Abschreibung).
Beispiel: Gerät für 1.299 Euro brutto, gekauft im Juli
| Jahr | Abschreibung | Restwert |
|---|---|---|
| 1 (Juli–Dez., 6/12) | 109,16 € | 982,44 € |
| 2 | 218,32 € | 764,12 € |
| 3 | 218,32 € | 545,80 € |
| 4 | 218,32 € | 327,48 € |
| 5 | 218,32 € | 109,16 € |
| 6 (Jan.–Juni) | 109,16 € | 0,00 € |
Grundlage sind 1.091,60 Euro netto (1.299 € ÷ 1,19), verteilt auf 60 Monate – das ergibt 18,19 Euro pro Monat. Weil das erste Jahr nur sechs Monate umfasst, endet die Abschreibung erst im sechsten Kalenderjahr.
Was ist mit dem Sammelposten?
Alternativ erlaubt § 6 Abs. 2a EStG einen Sammelposten für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto, der über fünf Jahre mit je 20 Prozent aufgelöst wird. Das Wahlrecht gilt aber einheitlich für alle Anschaffungen dieser Größenordnung im selben Jahr – der Sofortabzug bis 800 Euro ist dann für das ganze Jahr ausgeschlossen. Für die meisten Selbstständigen ist der GWG-Sofortabzug deshalb die einfachere Wahl.
Wie wird der private Nutzungsanteil berücksichtigt?
Kaum ein Handy wird ausschließlich beruflich genutzt. Steuerlich zählt nur der betriebliche bzw. berufliche Anteil. Dieser Anteil muss geschätzt und nachvollziehbar begründet werden, etwa durch eine Aufzeichnung der Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum.
Bei Selbstständigen hängt die Behandlung vom Umfang ab: Wird das Gerät zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es zum notwendigen Betriebsvermögen. Die volle Abschreibung läuft dann über den Betrieb, und der private Anteil wird als Nutzungsentnahme gegengerechnet. Bei geringerer betrieblicher Nutzung werden in der Praxis nur die anteiligen Kosten angesetzt.
Beispiel zur Aufteilung
Ein Gerät für 755,46 Euro netto wird nachweislich zu 70 Prozent beruflich genutzt. Steuerlich wirksam sind 528,82 Euro (70 Prozent), die restlichen 226,64 Euro betreffen die private Lebensführung. Dieselbe Quote gilt grundsätzlich auch für Vertrags- und Verbindungskosten.
Für Angestellte gilt die Aufteilung nach R 9.1 Abs. 2 LStR: Lässt sich der berufliche Teil nach objektiven Merkmalen trennen, ist er als Werbungskosten abziehbar und darf geschätzt werden.
Welche Regeln gelten für Angestellte mit privatem Handy?
Arbeitnehmer setzen ein selbst gekauftes, beruflich genutztes Handy als Arbeitsmittel in den Werbungskosten an (Anlage N). Die GWG-Grenze von 800 Euro gilt nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG entsprechend. Weil Angestellte keine Vorsteuer abziehen, wird dabei der Bruttopreis als Kosten angesetzt, die Grenze aber am Nettowert gemessen – Sofortabzug also bis 952 Euro brutto.
Für laufende Telefonkosten gibt es eine Vereinfachung: Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationskosten an, können ohne Einzelnachweis 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat, angesetzt werden. Höhere Beträge erfordern einen Nachweis über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten.
Wichtig: Werbungskosten wirken sich erst aus, wenn sie zusammen mit anderen Kosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen.
Was gilt für ein Diensthandy vom Arbeitgeber?
Stellt der Arbeitgeber ein betriebliches Handy zur Verfügung, ist dessen Privatnutzung nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei – und zwar unabhängig vom Verhältnis zwischen beruflicher und privater Nutzung. Das umfasst auch vom Arbeitgeber getragene Grundgebühren und Verbindungsentgelte.
Der Arbeitgeber schreibt das Gerät in seiner eigenen Buchhaltung ab. Für Angestellte entsteht weder ein geldwerter Vorteil noch ein Werbungskostenabzug für das Gerät selbst.
Anders ist es, wenn das Handy dem Arbeitnehmer gehört und der Arbeitgeber Kosten erstattet. Dann ist nur der beruflich veranlasste Anteil steuerfrei, vereinfacht ebenfalls bis 20 Prozent der Rechnung und höchstens 20 Euro monatlich.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug beim Handykauf?
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer können die Vorsteuer aus der Handyrechnung abziehen, soweit das Gerät für das Unternehmen genutzt wird. Ein Gerät kann dem Unternehmen nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG nur zugeordnet werden, wenn es zu mindestens 10 Prozent unternehmerisch genutzt wird.
Die Rechnung muss die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten, insbesondere Name und Anschrift des Unternehmens sowie den ausgewiesenen Steuerbetrag. Bei Beträgen bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung. Details dazu erklärt der Ratgeber zur Vorsteuer.
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann keine Vorsteuer abziehen. Die gezahlte Umsatzsteuer erhöht dann die abzugsfähigen Kosten.
Welche Unterlagen gehören in die Buchhaltung?
Für die steuerliche Anerkennung braucht es die Rechnung, einen Zahlungsnachweis und eine kurze Begründung des beruflichen Anteils. Hilfreich ist eine Notiz zum Einsatzzweck, etwa Kundentelefonate, Zwei-Faktor-Anmeldung für Geschäftskonten oder Fotos für die Dokumentation.
Geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 Euro netto sind nach § 6 Abs. 2 EStG in einem laufend zu führenden Verzeichnis zu erfassen, sofern sich die Angaben nicht ohnehin aus der Buchführung ergeben. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erscheint die Abschreibung in der Anlage EÜR, mehr dazu im Ratgeber Gewinn berechnen.
Die Belege sind aufzubewahren, in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege. Welche Fristen genau gelten, fasst der Beitrag zu Aufbewahrungsfristen zusammen.
Was passiert bei Verkauf oder Defekt?
Wird ein abgeschriebenes Betriebshandy verkauft, ist der Erlös eine Betriebseinnahme. Geht das Gerät vor Ablauf der fünf Jahre kaputt, kann der verbleibende Restwert im Jahr des Ausscheidens als Aufwand erfasst werden.
Häufige Fragen
Kann ein Handy für 1.000 Euro sofort abgeschrieben werden?
Nur wenn der Nettopreis höchstens 800 Euro beträgt. 1.000 Euro brutto entsprechen bei 19 Prozent rund 840,34 Euro netto – damit liegt das Gerät über der GWG-Grenze und wird über fünf Jahre abgeschrieben.
Gilt die einjährige Nutzungsdauer für Computer auch für das iPhone oder andere Smartphones?
Das BMF-Schreiben vom 22.02.2022 nennt Smartphones nicht. Abgesichert ist die Nutzungsdauer von fünf Jahren aus der AfA-Tabelle; eine abweichende Behandlung sollte vorher mit Steuerberatung geklärt werden.
Lassen sich Handyhülle und Ladekabel ebenfalls absetzen?
Ja, Zubehör für ein beruflich genutztes Gerät ist im gleichen Anteil absetzbar wie das Gerät selbst. Wird es zusammen mit dem Handy gekauft, zählt es zu den Anschaffungskosten.
Wie wird ein Handy aus einem Mobilfunkvertrag behandelt?
Wird das Gerät über den Vertrag bezahlt, sollte der Vertrag den Gerätepreis getrennt ausweisen. Dieser Anteil wird wie ein Kauf behandelt, die übrigen Grundgebühren sind laufende Kosten im Rahmen des beruflichen Anteils.
Muss ein privat gekauftes Handy bei Gründung ins Betriebsvermögen übernommen werden?
Ein bereits vorhandenes Gerät kann bei überwiegend betrieblicher Nutzung eingelegt werden. Angesetzt wird dann grundsätzlich der Teilwert zum Zeitpunkt der Einlage, nicht der ursprüngliche Kaufpreis.
Ist der Nachweis des beruflichen Anteils Pflicht?
Ein exakter Einzelnachweis ist nicht vorgeschrieben, der Anteil muss aber plausibel sein. Eine Aufzeichnung über einige Wochen oder die Vereinfachungsregel für Telefonkosten machen die Schätzung nachvollziehbar.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 22.02.2022 – Nutzungsdauer von Computerhardware und Software (EStH 2022, Anhang 1 V)
- BMF – AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter, Nr. 6.13.2.2 Mobilfunkendgeräte
- § 6 EStG – Bewertung (geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten)
- § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung
- LStH 2025, R 3.45 – Betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte
- LStH 2025, R 9.1 – Werbungskosten
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung. Rechenbeispiele beruhen auf angenommenen Werten; Stand der Rechtslage: Oktober 2026.